Cuando se configura un correo en un cliente de correo, existen dos protocolos que se pueden utilizar según dónde se esté configurando y para qué se utiliza la cuenta. Aquí explicamos algunos ejemplos.
¿Cuándo ocupar POP3?
Primero cabe mencionar que POP3 es un protocolo que cuando se conecta al servidor, descarga todos los correos de la bandeja de entrada que hayan sido recibidos en la casilla al computador, eliminándolos a su vez del buzón del servidor. Todo el tratamiento que se le da a los correos (marcar como leído, eliminar manualmente, etc) se hace a nivel local y no afecta a los correos que se encuentran en el servidor.
A pesar de que los correos electrónicos tienen un tamaño promedio de 50KB (1MB = 1024KB), con el tiempo, la suma constante y desatendida de éstos, hace que en el mediano plazo la cuenta pueda aumentar a 1 o más Gigabytes (1GB = 1024 MB), superando varias veces el tamaño de la casilla (250 MB). Por lo tanto, en la mayoría de los casos recomendamos utilizar este protocolo para que los correos antiguos no sean guardados en el servidor, lo que permite ahorrar el costo de aumentar el tamaño de la cuenta ya que esto aumentaría el valor del servicio innecesariamente para la mayoría de las empresas.
Ahora bien, no es necesario eliminar inmediatamente estos correos, así configurando la cuenta de esta forma, los correos se descargan a su cliente de correo, pero sólo se eliminan después de X días. Ésta es una configuración ejemplo en la que los correos de la bandeja de entrada se eliminan después de 7 días una vez han sido descargados:
En resumen, POP3 por lo general permite ahorrar espacio en el servidor, almacenando los correos en el equipo cliente.
PD: Los correos enviados se guardan en ambos sitios, en el cliente y en el servidor, por lo que con el tiempo las casillas se llenarán de igual forma, por lo que periódicamente (o por lo menos cuando reciban la alerta de falta de espacio en su mailbox), deberían eliminar los correos de la bandeja de enviados para hacer espacio (no se eliminan los del cliente).
¿Y cuándo ocupar IMAP?
IMAP tiene un tratamiento diferente de los correos, ya que más que descargar los correos de la bandeja de entrada del servidor, se sincronizan todos los correos (entrada y salida), y no los elimina automáticamente en este proceso como lo hace POP3. A diferencia de POP3, por el hecho de que los correos se sincronizan, también se sincronizan los estados (marcar como leído, eliminación manual, etc).
IMAP sincroniza los correos con el servidor, esto implica que si el buzón tiene cuota, se llenaría con el tiempo, ya que el cliente no elimina automáticamente los correos, y estos permanecen tanto en el servidor como en el cliente. Por lo tanto, se recomienda respaldar los correos antiguos externamente para no perderlos.
Generalmente IMAP se utiliza en dispositivos móviles (smartphones, tablets, etc) (artículo: cómo configurar IMAP en Android), a su vez que la misma cuenta está configurada en un computador con una regla de eliminación de correos del servidor en X días. Esto debido a que generalmente el uso de correo en dispositivos móviles no requiere de revisar correos antiguos, más bien para poder leer y contestar correos inmediatamente independiente de la ubicación. Al tener configurada la cuenta de correo en el computador con eliminación de X días, es equivalente a la cantidad de correo que podrá consultar con IMAP, por lo que si considera que necesita revisar más correo desde su cuenta IMAP, amplíe el plazo de eliminación de correos desde POP3.
En resumen, como recomendación, puede tener una cuenta POP3 en un computador de escritorio para revisar todo el correo, incluyendo histórico, y a la vez configurar IMAP en su dispositivo móvil para revisar correo instantáneamente.